個人事業主にとって、領収書の保管は、とても大切なことです。ではなぜ領収書が必要となるのか、きちんと整理するための保管方法と３つのポイントについてご紹介していきたいと思います。
レシートでもOK！領収書が必要な理由
領収書＝レシートはNGと考えている方はとても多いと思います。しかし、実際はレシートが手書きの領収書かどうかは関係ありません。
領収書が必要な理由って？
そもそも、個人事業主の方がなぜ領収書を保管しておく必要があるのかというと、必要な経費として掛かったお金であることを証明するために必要なのです。
例えば、個人事業主が経費として計上できるものには、さまざまな種類があります。工具や部品だけではなく、交通費や、接待として行った居酒屋の飲食代についても経費として計上することができます。
もちろん、１年分の必要経費の証明として保管していた領収書を、確定申告の際に提出する必要はありません。しかし、経費として計上したものについての証拠は、領収書でしか確認ができません。いざという時の場合に、必ずその証明をしてくれる領収書は、保管しておく必要があるのです。
保管方法と整理する３つのポイント
それではさっそく、領収書の保管方法と整理する際に覚えておきたい３つのポイントについてご紹介していきたいと思います。
おすすめの保管方法
領収書は、１年の間にかかった経費を証明するためのもののため、量にすると１年でかなりの量になってくると思います。個人事業を始めたばかりの頃は良いかもしれませんが、年月が経つにつれて、その量は膨大なものとなってきます。
おすすめの保管方法としては、領収書専用の段ボールなどを用意しておくことです。それも、必ずその年ごとに判別ができるよう、まとめてファイルなどに入れて管理しておくことが大切です。段ボールのサイズはさまざまですが、何年分か保管できるサイズのものを用意しましょう。
整理する３つのポイント
１．日付順に並べておくこと
２．月ごとに分けておくこと
３．経費の内容別に分けておくこと
溜まった領収書を、会計ソフトなどを使用して帳簿付けする際も、これらのポイントをおさえて整理しておくことで、帳簿付けがとても楽になります。特に、接待費や、旅費交通費など、内容別に分けておくと、後で確認する時にもとても便利です。
このように分類する際には、ファイルや封筒などを用いて細かく分類することがおすすめです。また、月ごとに分けてまとめ、１年分として保管しておくと、いざという時にも何月の何日の領収書はどこにあるのか、すぐに見つけることができるでしょう。
領収書の保存期間について
それでは最後に、領収書の保存期間についてお話していきたいと思います。領収書などの保存期間については、青色申告の場合と白色申告の場合で少し異なるため、確認しておきましょう。
１．白色申告の場合
白色申告の場合は、領収書の保存期間は５年となっています。これは、書類類全てが対象となるので、請求書・納品書・棚卸表なども。５年間保存しておきましょう。
なお、法廷帳簿に関しては、保存期間が７年となっているので、５年経ったからと破棄してしまわないよう注意して下さい。
２、青色申告の場合
青色申告の領収書の保存期間は、７年間です。ただし、前々年分の総所得が、３００万円以下の場合は、７年ではなく５年となっています。そのほかにも、帳簿・決算関係書類・請求書や預金通帳なども全て７年間の保管が必要となっています。
領収書などの保管については、税務調査が入った場合に、必要経費として証明するとても大切なものです。保存期間は必ず守り、きちんと整理して保管しておきましょう。
